SOSalert

El presente protocolo tiene por objeto describir el procedimiento de actuación en el caso de que se reciba alguna comunicación por la que se solicita formular una alerta a través de representante a través del servicio “SOSalert” anunciado en el portal softpliance.com.

Ámbito subjetivo de aplicación

En el procedimiento de comunicación de una alerta intervienen dos tipos de usuarios: los  informantes y los interlocutores.

Son informantes aquellos usuarios del canal de información que hayan obtenido en un contexto laboral o profesional información sobre alguno de los comportamientos fraudulentos comprendidos en el ámbito objetivo de aplicación. Por lo tanto, pueden ser informantes aquellas personas que tengan alguna relación con la empresa, organización, institución o entidad en la que se hubiera dado el comportamiento fraudulento, es decir:

1. empleados o trabajadores por cuenta ajena;
2. autónomos;
3. accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión, incluidos los miembros no ejecutivos;
4. cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores;
5. los que hayan obtenido la información sobre infracciones en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada;
6. los voluntarios, becarios, trabajadores en períodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración;
7. aquellas personas cuya relación laboral aún no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones sea obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual

Son interlocutores las personas identificadas como tales en el canal de alertas para actuar como representante del informante y que se encuentran vinculadas con el informante en los términos previstos por el documento de representación y compromiso de confidencialidad que ambos formalizan.

Tanto a los informantes como a los interlocutores que actúan en representación de estos se les aplica las medidas de protección previstas en el título VII de la Ley 2/2023.Ámbito objetivo de aplicación: materias denunciables

Ámbito objetivo de aplicación

Infracciones del derecho de la Unión Europea

1.- Que afecten a las siguientes materias:

• Contratación pública.
• Servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.
• Seguridad de los productos y conformidad.
• Seguridad del transporte.
• Protección del medio ambiente.
• Protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear.
• Seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales.
• Salud pública.
• Protección de los consumidores.
• Protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información.

2.- Que afecten a los intereses financieros de la Unión Europea

3.- O incidan en el mercado interior de la Unión Europea, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.

 Infracciones de la normativa nacional

Infracciones penales o infracciones administrativas graves o muy graves. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

1.- Principio de accesibilidad: el canal de alertas se articula como una herramienta fácil de usar y disponible todos los días del año y a todas horas.

2.- Principio de confidencialidad: el software de alertas permite realizar comunicaciones en un entorno en que está garantizada la total seguridad y confidencialidad de la información.

3.- Principio de colaboración: el informante podrá colaborar en la comprobación de los hechos en cualquier momento, teniendo acceso a canales habilitados para hacer seguimiento a su comunicación inicial, a través de los que podrá completar la información facilitada inicialmente.

4.- Principio de veracidad: Las comunicaciones recibidas que incurran en falsedad evidente o mala fe, así como aquellas carentes de fundamento, notoriamente falsas o fundadas únicamente en opiniones serán inadmitidas.

5.- Principio de buena fe y respeto a los derechos humanos: no se tramitará ninguna comunicación realizada en fraude de ley o con una finalidad diferente a la prevista de detección y prevención de comportamientos fraudulentos que suponen una amenaza al interés público, así como las que vulneren los derechos fundamentales al honor, a la imagen y a la intimidad personal y familiar de terceras personas o que sean contrarias a la dignidad de las personas.

6.- Principio de sujeción a código deontológico profesional: todos los interlocutores disponibles serán profesionales del Derecho colegiados, estando sometidos al Secreto Profesional y demás principios del Código Deontológico de la Abogacía.

7.- Principio de gratuidad: el servicio de formulación de alertas a través de representante es gratuito. No obstante, los usuarios y el público en general que quieran colaborar y potenciar la cultura de la información como medio para detectar y prevenir conductas fraudulentas que supongan una amenaza para el interés público podrán realizar aportaciones económicas voluntarias. Las aportaciones generarán una factura con los datos del aportante y el concepto SOSalert.

8.- Principio de aceptación de las condiciones de uso: el uso del canal alertas lleva implícita la aceptación de las condiciones de uso del servicio.

Derechos de los usuarios

1.-Derecho a la confidencialidad de las comunicaciones e informaciones que proporcionen, de las consultas realizadas, así como a mantener su anonimato de cara al exterior si así lo desean. Ahora bien, debido a la necesitad de otorgar la representación para formular la alerta en nombre del informante, éste deberá identificarse ante su interlocutor, no pudiendo otorgarse una representación de manera anónima.

2.-Derecho a la protección frente a las represalias y demás medidas de protección previstas en el Tútulo VII de la Ley 2/2023. Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.

3.-Derecho a obtener información y asesoramiento completos e independientes sobre los procedimientos y recursos disponibles, protección frente a represalias y los derechos  que le corresponden como informante.

4.-La formulación de una alerta por representación en ningún caso supone el inicio de un procedimiento o recurso administrativo, ni el ejercicio de cualquier acción o reclamación a la que pueda tener derecho el informante. Si con posterioridad a la formulación de la alerta, el representado quisiese iniciar algún tipo de procedimiento, deberá llegar a un acuerdo económico con su interlocutor y, en su caso, proceder a autorizarlo o apoderarlo para iniciar una reclamación por un nuevo cauce.

5.-Las comunicaciones que se realicen de mala fe, con conocimiento de su falsedad o faltando de manera temeraria a la verdad no originarán ninguno de los derechos previstos para el informador y podrán dar lugar a iniciar las acciones legales que procedan.

Obligaciones de los usuarios

1.- Las personas que hagan comunicaciones deben tener indicios razonables o suficientes sobre la certeza de la información que comuniquen, no pudiendo formularse comunicaciones genéricas, de mala fe o con abuso de derecho.

2.- Las personas que informen o denuncien están obligadas a describir de la manera más detallada posible los hechos o conductas que comuniquen y deben proporcionar toda la documentación disponible sobre la situación descrita y, en su caso, los indicios objetivos para obtener las pruebas.

3.- Las personas usuarias del canal se hacen responsables de la conservación, con las debidas precauciones de seguridad, del código alfanumérico que identifica su comunicación y el número PIN, a los efectos de poder realizar un seguimiento de la alerta o de completar la información comunicada con más datos relevantes.

4.-Las personas usuarias deben utilizar exclusivamente el software de alertas puesto a su disposición para mantenerse informadas, realizar seguimiento o actualizar la información, todo ello para garantizar la confidencialidad de las comunicaciones y el adecuado tratamiento de los datos.

Los pasos para el seguimiento de una determinada alerta tras su presentación serán distintos en la aplicación y en la web:

1.-En el caso de que el denunciante utilice la App de Co-resol para formular la alerta, la aplicación dispone de un panel de conversación o chat online a través del cual el interlocutor y el informante podrán mantener una comunicación fluida.

2.-En el caso de que informante haya presentado una denuncia a través de la web: para que el informante pueda mantener una conversación online con su interlocutor deberá guardar, para su posterior uso, el código de identificación y número PIN de la alerta presentada.

Estos datos, junto con el código de la empresa, deberán ser introducidos cuando se haga uso de la opción “accede a un clic anterior” que muestra el canal de denuncias en su versión web.

De esta manera, el informante puede completar la información facilitada inicialmente con otros datos o documentos que el interlocutor considere necesarios para completar la gestión de la denuncia.

Para decidir si se admite la alerta formulada, cada interlocutor deberá realizar un análisis del ámbito objetivo y subjetivo sobre el que versa la información, la verosimilitud de la información y de la suficiencia de las evidencias aportadas.

En los casos en que una alerta sea admitida para su tramitación, pero presente alguna carencia de información, el interlocutor podrá requerir más información al informante a través del sistema de seguimiento de alertas previsto por el software utilizado.

Podrá ser inadmitidas aquellas alertas que carezcan de fundamento o verosimilitud, contenido esencial, resulten ininteligibles o estén formuladas de forma vaga o excesivamente genérica y no hayan sido enmendadas; así como las alertas manifiestamente repetitivas con respecto a anteriores comunicaciones previamente inadmitidas o debidamente investigadas, salvo que se aprecien nuevas circunstancias que justifiquen una nueva investigación.

Para poder actuar en nombre y representación del informante será necesario que el representante cuente con la autorización del representado, razón por la cual el informante deberá identificarse ante su interlocutor, aunque después se formule una alerta anónima.

La autorización para actuar en representación del informante se entenderá otorgada por el hecho de hacer uso del servicio. De todas formas, el representante podrá solicitar que conste de manera expresa la autorización, ya sea registrándola en el hilo de conversación de la sala de chat del canal o mediante algún documento de apoderamiento o representación.

Una vez admitida la alerta y formalizado el apoderamiento, el representante deberá tramitar la formulación de la alerta en nombre del representado a través del canal de información, de denuncias, canal ético o de alertas de la organización, empresa, institución u organismo competente según el asunto de que se trate.

A partir de este momento, la alerta seguirá los trámites previstos en el protocolo del canal utilizado, debiendo el representante mantener informado al representado de la evolución de caso, para lo que deberá utilizar el panel de conversación o chat online proporcionado por el software de alertas para garantizar el deber de sigilo y confidencialidad

El plazo máximo previsto por la Lay 2/2023 para dar respuesta a la alerta será de tres meses a contar desde la recepción por el representante del acuse de recibo de haberse comunicado la alerta ante el canal de información competente para resolverla. En el caso de que no se emita acuse de recibo, el plazo de tres meses comenzará a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación.

En los casos de especial complejidad, este plazo de tres meses podrá ampliarse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

Dentro de ese plazo de tiempo, la organización ante la que se ha formulado la alerta debe finalizar las investigaciones correspondientes y emitir un resultado, que el representante trasladará al representado dando por finalizada la tramitación de la alerta. En todo caso, si transcurrido el plazo máximo de tiempo no se ha obtenido una resolución, se entenderá que el servicio de formulación de la alerta a través de representante habrá terminado, por lo que posteriores actuaciones que fueran posibles requerirán de un nuevo acuerdo entre informante e interlocutor.